Compte rendu de la réunion du 26/10/2019

1 – Bilan d’août 2019

Financement

Le budget est équilibré ce qui est une bonne nouvelle dans la mesure où l’organisation de la première édition de la Ronde de Chassignolles était une « première » impliquant des investissements et une prise de risques.

L’équilibre budgétaire est atteint grâce à la subvention importante de la commune, aux cotisations des adhérents, au bénéfice sur les repas, le concert, la buvette, aux 110 inscriptions, ainsi qu’à l’aide des sponsors. Sur ce dernier point, il faudra toutefois améliorer l’organisation : mieux assurer la publicité des sponsors et, pour cela, les solliciter beaucoup plus tôt.

Annie Astanière est chargée de transmettre les remerciements de l’association à l’équipe municipale tant pour l’aide financière que logistique.

Un autre facteur de réussite est évidemment le nombre de participants aux courses du 10 août. Deux parcours – une course nature de 12,5km et un trail de23km – étaient proposés aux adultes ainsi qu’une animation réservée aux enfants de moins de 15 ans. Favorisée par une météo très favorable, la course a connu un grand succès : 110 participants adultes, 34 enfants.

Pour l’essentiel, les participants ont fait part de leur satisfaction. Cependant une erreur sur le balisage du trail le plus court (allongeant de 1 km le parcours, en côte qui plus est) a rendu la fin de course difficile pour certains. Il faudra veiller à ce que le parcours ne dépasse pas l’an prochain les 12,5 km. Il faudra encore renforcer le balisage même s’il n’a, dans l’ensemble, pas posé problème. Enfin il faudra prévoir des douches ce qui est demandé par beaucoup de participants, surtout par ceux qui sont restés pour le repas.

Tous les autres évènements prévus se sont déroulés dans de bonnes conditions : Le soir des courses, près de 300 repas ont été servis, sans attente pour les convives. Il faudra toutefois revoir certains points d’organisation : envisager la possibilité d’un plat chaud (très demandé) et essayer de commencer le service plus tôt. L’animation musicale par Maria Coury a été appréciée et sera si possible reconduite, de même que la prestation d’Yvan Marion pour le bal du 15 août. Le 11 août, le concert dans l’église par le groupe Zoltan of swing a fait le plein. Il a été très apprécié et a dégagé un bénéfice.

Le seul point noir est le spectacle pour enfants du 15 août après-midi qui s’est révélé mal adapté aux enfants et qui a déçu. Il faudra rechercher des spectacles suscitant beaucoup plus la participation du public.

Eric Spina a, quant à lui, fait le plein de lecteurs. Merci à lui pour le don fait à l’association.

2 – Prévisions : Août 2020

Compte tenu de l’expérience de cette année et des retours positifs, il est décidé de reconduire l’organisation du trail, avec 2 parcours, l’un de 12,5 km, l’autre d’au moins 23 km, même si cela induit quelques contraintes supplémentaires en termes de sécurité. Pour avoir la participation de bons coureurs, c’est indispensable. Les conditions et coûts d’inscription seront les mêmes que cette année. De même l’animation enfant (gratuite) sera reconduite. Sera proposée en plus la possibilité de s’inscrire sur place (notamment pour les accompagnants des coureurs) à une balade libre sur le circuit des arbres qui sera re- balisé. 2 € seront demandés en contrepartie d’un ravitaillement à l’arrivée.

Christian Thonat coordonnera le dossier administratif.

Thomas Sabatier reste le webmaster 

Alain Sabatier assurera la coordination des sponsors ; à voir avec Yves et Thomas pour proposer de nouvelles stratégies de publicité à ces mêmes sponsors.

Fabien Bapt et Christian Boeuf coordonneront les propositions d’aménagement des parcours.

La date est fixée : samedi 8 août, après-midi. L’heure de départ : 15 h, les deux courses partent en même temps. Pour l’animation enfants, départ prévu à 18 h ou 18h30

Pour la balade sur le circuit des arbres : inscription sur place le 8 août, mais annonce sur le Biblipède.

Des jeux pour enfants comme cette année seront organisés. Cela a donné satisfaction. Les balades à poney ne seront pas renouvelées car difficilement compatibles avec les contraintes du trail.

Il faudra prévoir des douches : des devis seront présentés lors de la prochaine réunion pour pouvoir faire un choix.

Des commerçants de produits locaux seront sollicités. Ils ont été appréciés cette année.

L’organisation d’un repas est maintenue : Rémi Besseyre fera des propositions lors de la prochaine réunion.

Animation musicale : Maria Coury sera à nouveau sollicitée.

Suite à la réunion du club des sapins, la randonnée pédestre est fixée le vendredi 14 août à 15 h 30.

Concert dans l’église : vendredi soir 14 août à 20h 30. Annie Sélaquet fera des recherches qui seront discutées lors de la prochaine réunion.

Samedi 15 : animation : peut-être Les colporteurs de rêve, très appréciés à Champagnac (conditions : 900€)

Bal du samedi soir : contacter Yvan Marion, le réserver tout de suite.

On pourrait proposer à des peintres amateurs en contactant par exemple Eric Spina et quelques autres personnes connues, d’exposer certaines de leurs œuvres.

Prochaine réunion : 1er février 2020 à 10h

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