Compte rendu de la réunion CCLP du 18/05/2019

Compte rendu de la réunion du 18 05 2019

  1. 9h30 /10h Point sur le dossier 10/08/2019

1 – Les courses

Le dossier pour la préfecture est pratiquement bouclé. En attente de quelques documents : un, demandé aux pompiers, un, à la FFA pour les courses courses hors stade et l’autorisation de la mairie de Champagnac.

Vous trouverez les parcours en pièces jointes.

La course de 12,5 km, 393m dénivelé, inscription : 10 euros

Le trail de 23 km, 763 m de dénivelé, inscription 15 euros

Vous pouvez aussi trouver des informations sur le site internet du village ou sur le site de la ronde de Chassignolles.

Il a été décidé un changement des lieux de ravitaillement pour qu’ils soient placés environ tous les 5 km : La Rouveyre, Escros, Marion plutôt que Pélavy, Thaunat.

Une barrière horaire d’1h30 est prévue à Escros pour les coureurs inscrits au trail de 23 km : ceux qui arriveront après ce délai devront obligatoirement suivre le parcours le plus court.

Pour les enfants : Les moins de 8 ans feront 1 tour (500m), de 8 à 12 ans, 2 tours, de 13 à 15 ans, 3 tours.

Pour la sécurité, des pompiers seront présents ; un médecin doit être présent (500 euros pour les pompiers).

2 – Inscriptions et publicité

Les inscriptions pourront se faire

– par internet sur le site créé par Thomas Sabatier : https://www.rondedechassignolles.fr

– par fiche d’inscription (au dos des flyers) et chèque, par envoi postal à Christian Thonat, Le bourg 43440 Chassignolles

Si inscription par Internet : frais de gestion 1 euro

Si inscription sur place le samedi : 5 euros de plus pour le 23km, 4 euros pour le 12km ;

Inscription en ligne jusqu’au jeudi 8 août

Des flyers ont été conçus par Thomas : tirage prévu : 1000 fin mai + 50 affiches et 1500 ultérieurement.

A distribuer à partir de la mi-juin sur les courses de la région.

30 affiches seront tirées en plus pour la fête

35 à 40 sponsors ont été sollicités.

100 T shirts pour les bénévoles, blanc avec logo devant + ronde de Chassignolles

250 T shirts pour les coureurs

Un point sera fait sur les inscriptions course et repas : le 1er août pour transmettre à Rémi

3 – Stationnement et circulation dans le village

2 Toilettes installées en haut du village

Un seul parking : vers la chapelle (champs moissonnés) et si besoin terrain de foot

Dans les contreforts de l’église, des bancs seront placés pour interdire le stationnement

Il n’y aura aucun stationnement sur la place de 14 à 19 h ; une information sera faite auprès des riverains et des touristes, de même que l’obligation de tenir les chiens attachés également dans les villages sur les parcours.

  1. 10h/11h Travail sur deux dossiers en groupe : course et repas
    1. Pour les courses

La préparation dans les jours précédents :

Préparation des parcours, fléchage le vendredi 09/08 : idéal 6 personnes + 2 véhicules tout terrain ; possibilité de commencer dès le jeudi

Le vendredi ou le samedi les personnes qui sont postées vers les différents ravitaillements viendront récupérer le nécessaire à Chassignolles. Les boissons sont fournies par la société des Eaux de Volvic.

Les sacs pour les coureurs, contenant également les tickets repas (s’ils sont souhaités) seront préparés dans les jours précédents ; prévoir 3 à 4 personnes.

Des panneaux Attention courses seront positionnés sur les routes en amont des endroits concernés par le passage des coureurs.

Le jour de la course

Le positionnement et le nombre de signaleurs indispensables sur les routes départementales : environ 16 personnes sans compter les signaleurs sur Chassignolles ou sur certains points du parcours pour orienter les coureurs. Au total prévoir entre 25 et 30 personnes pour palier les défections imprévues de dernière minute.

Ceux placés sur les routes devront être munis de panneaux réversibles rouge/vert pour régler la circulation (en prévoir une dizaine).

Pour les inscriptions : 6 personnes au moins (3 tables de 2 personnes pour la distribution des sacs avec dossards et T shirts).

En fonction du nombre d’inscrits en ligne, afin d’éviter de trop grandes files d’attente pour récupérer les sacs avec dossards, il faudra peut-être les dédoubler et prévoir 2 files triées par lettre alphabétique de A à L et de M à Z (par exemple).

Il faut aussi : 2 personnes pour ouvrir les parcours en vélo électrique et 2 personnes pour fermer les parcours en vélo ; pour le parcours le plus long, la personne peut partir d’Escros puisque le trajet est commun jusques là.

Pour le chronométrage et le classement avec fichier Excel (et chronomètre manuel au cas où il y est un bug) : 3 ou 4 personnes + la récupération les dossards dans l’ordre d’arrivée.

Il faut aussi 1 starter qui va donner le départ + animation course (copain de Christian Bœuf de l’ ASM)

Lors de la prochaine réunion du 6 juillet il faudra être en mesure de fixer le nombre de personnes nécessaires pour les différents points et d’attribuer déjà à un grand nombre d’entre elles, les tâches à remplir en fonction de leurs possibilités et de leurs souhaits.

2.2 Pour les repas

Prix du repas : 10 euros par adulte et 5 euros par enfant, le menu est :

Salade de pâtes et tomate + sachet pour assaisonnement

Viande froide (2 tranches, rôti de porc et prévoir quelques tranches de rôti de dinde) + sachet mayonnaise et/ou ketchup

Pain – Fromage St Nectaire

Fruit – Tarte aux pommes

L’apéritif est offert

En option (non compris dans le repas) : café et frites

Une animation musicale est prévue après 20 h

Comme indiqué précédemment : la réservation ne sera effective qu’avec le paiement.

Attention : un point sera fait sur les inscriptions au repas : le 1er août pour transmettre à Rémi, responsable des commandes.

Merci de bien vouloir effectuer vos réservations avant cette date.

Pour des raisons de logistique (achat de la nourriture) seules quelques inscriptions pourront être prises en compte après cette date.

On ne dépassera pas 400 couverts

Préparation

Rémi se charge de l’achat des provisions pour la course et le repas et de l’approvisionnement en gants pour les préparateurs des repas

Alain se charge de l’achat des plateaux (26×21), couverts etc.

Pour les boissons, des verres réutilisables seront achetés : 1 euro pour la consigne, remboursable pour ceux qui ne veulent pas le conserver.

Dans les jours précédents, il faudra procéder au montage des barnums, buvettes et tables

Pour les barnums, un acheté par la commune (10x5m) sera placé dans la cour de l’école, un (15x6m) sera loué et placé le plus tard possible chez Jean Louis Boeuf, un troisième (9x5m) acheté d’occasion (175 euros) par l’association sera placé devant la salle polyvalente. Avec la salle communale, cela permet d’accueillir 400 repas.

Sont aussi louées des tables 300×80 et des chaises en plastique.

Vers 18 h15, des personnes seront nécessaires pour couper pain et fromage : nombre à fixer la prochaine fois

A partir de 19h au moins 6 personnes pour remplir les plateaux repas, au fur et à mesure de la demande

Les tickets repas des coureurs seront dans le sac qui leur sera donné lors du retrait des dossards.

Les autres participants au repas pourront les retirer à partir de 18h30 auprès de la personne disposant de la liste des réservations.

  1. 11h/12h Organisation des autres festivités : 11, 14 et 15 août

Le 11/08 à 20 h concert Jazz Manouche avec Vincent Forestier et son groupe Zoltan of swing

Le 14/08 après-midi à 15h30 : randonnée du Club des Sapins

Le 15/08 : procession à 10h30 et la messe à 11h auront lieu le jeudi 15/08 au matin. La décoration du parcours de la procession sera coordonnée par Caroline Prud’homoz le 14/08 à 14h. Les genêts seront récupérés par Alain Sabatier et mis en place le 14.

Le 15/08 à 16 heures : spectacle enfants : sont retenus Les clownelles spectacle n°1 : un truc de dingue

Les expositions et le film de l’an passé seront réinstallés dans le village et dans la salle début août ou fin juillet.

Eric Spina (qui a été écolier à Chassignolles lorsque son père, émigrant calabrais est venu travailler à la scierie BION/BAUBET dans les années 60) dédicacera ses ouvrages, dont un se déroule dans le cadre de Chassignolles

Prochaine réunion : samedi 6 juillet à 9h30

Il serait très utile que ceux et celles d’entre vous qui ne pourront assister à cette réunion fassent passer à Alain, Christian ou Rémi, leurs disponibilités et leurs souhaits dans la période de préparation des fêtes et des fêtes elles-mêmes. D’avance un grand merci !

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